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澳门新葡亰平台官网档案工作规定
发布时间: 2015-07-20    信息来源: 浏览次数: 82

 

第一章  总则

    第一条  为了加强对档案的科学管理,根据《中华人民共和国档案法》、《普通高等学校档案管理办法》等法律法规,结合我校的实际情况,制定本规定。

    第二条  学校在不同历史时期的教学、科研、党政管理及其他各项社会活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体的文件材料,均属学校档案。

    第三条  学校档案必须实行统一管理,确保完整、准确、系统和安全,便于开发利用。

    第四条  学校实行部门立卷归档制度,逐步做到“三纳入”(纳入学校计划和规划、纳入管理制度、纳入有关人员的职责范围)、“四同步”(在布置、检查、总结、验收各项工作的同时,布置、检查、总结、验收档案工作)。

 

第二章  管理体制及基本任务

    第五条  学校综合档案室是在主管校领导和校长办公室直接领导下的全校档案工作职能管理部门,对学校档案工作实行统筹规划、组织协调;对各单位档案管理工作进行监督和引导;同时负责永久、长期保存和提供利用档案。

    第六条  学校综合档案室的基本任务和职责:

   (一)贯彻实行国家关于档案工作的政策法规,规划全校的档案工作;

   (二)制订学校档案工作规章制度,监督、引导、检查实行情况;

   (三)负责收集、征集、整理、分类、鉴定、保管、统计全校各类档案及有关资料;

   (四)开展档案的开放和利用工作,主动为学校的教学、科研及各项管理工作服务;

   (五)参加信息工作的整体化建设;负责编辑档案参考资料,编制检索工具,积极开发档案信息资源;

   (六)参加档案工作协作、学术研究和交流活动;

   (七)培训学校专(兼)职档案工作人员业务;

   (八)开展档案的利用和宣传工作;

   (九)完成学校领导及校长办公室下达的其它工作。

    第七条  学校各部、处、室、系、所须指定一位负责人分管本单位档案工作,并根据需要配备12名专职或兼职档案工作人员,协同学校综合档案室认真做好各类档案的收集、整理、归档工作。

 

第三章  档案工作人员

    第八条  学校档案工作人员必须坚持四项基本原则,认真实行党和国家的方针政策,热爱档案事业,忠于职守,遵守纪律,具备档案业务常识和一定的科学学问常识。

    第九条  学校档案工作人员列入学校事业编制,其编制人数及人员聘任由学校根据实际情况确定。

    第十条  学校档案工作人员(包括专职及兼职)属档案专业技术人员,按《档案专业人员职务试行条例》(中职改字[1986]39号),实行专业技术职务聘任制。

 

第四章  经费、库房和设备

    第十一条  学校要根据档案工作发展的需要,在经费、库房、设备各方面给予保证。学校各职能部门应保证本部门档案基础工作所需的档案装具等设备。

    第十二条  根据档案工作规划以及档案库房建筑设计规范和设备的要求,加强档案库房及设备的建设。努力实现档案工作从手工管理向现代化管理的转变,逐步实施档案计算机管理。

 

第五章  文件材料的形成和归档

    第十三条  各部门档案人员应按工作程序,进行文件材料形成过程中的收集、积累、整理、立卷,并向学校综合档案室归档。

    第十四条  学校在教学、科研、党政管理等活动中形成的各种载体的文件材料,必须按规定向综合档案室及时移交,任何个人不得占为己有。对于个人在非职务活动中形成的重要文件材料,学校综合档案室可按征集、代管、捐赠的方式处理。

    第十五条  学校综合档案室要注意向国内外征集与学校有关的各种具有保存价值的文件材料,应注意收集学校搬迁、合并调整中移交的档案。

    第十六条  学校对科研成果、产品研制、基建工作、贵重仪器设备等进行鉴定、验收时必须有档案人员参加。

    第十七条  应归档的文件材料分为十大类,即:党群、行政、教学工作、科学研究、基本建设、仪器设备、出版、外事、财会、声像,其具体归档范围见附件。

    第十八条  归档要求

   (一)实行部门和科研课题组立卷的部门立卷制度,由主管业务部门统一归档。学校各院、系、部、处、室、馆、系等均为立卷单位,分工归口立卷。立卷人应按文件材料自然形成的规律和便于利用的要求,进行系统整理、组卷。

   (二)归档的文件材料应格式统一、质地优良、书绘工整、声像清晰,符合规范和标准,禁止使用字迹不牢固的书写工具。

   (三)文件材料整理后,由各部门的档案人员立卷,并将案卷经本部门负责人审查签字后,拟制移交清单,向学校综合档案室移交归档。

   (四)几个单位合作完成的项目,项目完成后一月内,由主办单位将完整的材料整理立卷,移交学校综合档案室。

    第十九条  归档时间

   (一)党群、行政、教学、科研、基建、财会、设备、外事、声像等档案的综合性管理材料应在次年六月底前归档;

   (二)教学档案的其他种类材料应在完成一个培养周期(即一届学生从入学到毕业)当年寒假前一次性归档;

   (三)基建档案、科研档案应在基建项目、重大科研课题完成后二个月内归档;

   (四)当年财会档案,在会计年度终了后暂由财会部门保管3年,期满后的次年六月底前归档;

   (五)声像载体材料应在完成制作后三个月内归档,照片档案应在一星期内归档。

第二十条  档案的保管期限分为永久、长期和短期。

   (一)凡是反映学校主要职能部门活动、基本历史面貌、对各项工作具有长远利用查考价值的档案,列为永久保存;

   (二)永久保管为50年以上,长期保管为16年至50年,短期保管为16年以内。

 

第六章  档案的管理

第二十一条  学校综合档案室在接受档案时,要依据移交清单仔细核对,并按照规定的分类编号方案进行统一的分类、登记、编目、排列。

第二十二条  档案的密级分为:“绝密”、“机密”、“秘密”三级。

第二十三条  已归档的档案材料需要补充、更改时,必须由有关部门的负责人审查核准,并签署意见,交学校综合档案室归档。

第二十四条  单位撤销、合并及有关部门人员调动时,必须办理档案和文件材料交接手续,不得私自带走或销毁。

第二十五条  对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计,并编制档案工作基本情况表。

第二十六条  档案库房要坚固,要做好“八防”工作(即防盗、防火、防潮、防鼠、防虫、防尘、防光、防磁)。

 

第七章  档案的开发和利用

第二十七条  学校综合档案室要编制各种必要的检索工具、参考资料和统计资料,逐步实现档案计算机管理,努力开发档案信息资源,积极主动地做好提供利用工作。

第二十八条  未经学校授权或有关部门批准,任何组织和个人无权公开档案。

第二十九条  学校各部门查阅本部门归档档案,经办人可直接到综合档案室查阅;查阅非本部门归档的重要档案,须经归档部门同意。

第三十条  校外单位和个人查阅学校档案,应出具单位先容信及个人身份证明,经学校综合档案室负责人或校办主任同意;涉及重大问题和机密的,还要报请校领导批准。

第三十一条  对借出档案,学校综合档案室要定期催还,发现损坏或丢失,应写出书面报告,根据不同情况,报学校按规定严肃处理。

 

第八章  档案的鉴定和统计

    第三十二条  档案鉴定工作由学校综合档案室、有关业务部门和校保密部门组成鉴定小组。

    第三十三条  销毁档案,应造具清册,经分管校长批准后,鉴定小组指定两人以上进行监销,批准人、监销人都要在销毁档案清册上签字。

    第三十四条  学校综合档案室指定专人负责统计工作,建立健全各门类档案统计台帐,掌握档案的收进、整理、利用、移出、销毁和档案室内各种情况数据,按省档案局和学校上级主管部门的要求进行定期的综合或专项统计分析,及时报送各种报表。

 

第九章  考核、奖励和处罚

    第三十五条  学校建立档案工作检查和评估制度,对档案工作成绩出色的部门和优秀的档案工作人员(专职或兼职)给予表扬和奖励。

    第三十六条  建立健全档案工作年度考核制度,并纳入单位和个人年终考核范围。考核工作由校办协调有关职能部门和业务部门进行,考核的单位以立卷部门为对象,个人以兼职档案人员为对象。档案工作年度考核不合格的单位,其主管领导和兼职档案员年终考核不能评定为优秀。

    第三十七条  对违反《中华人民共和国档案法》的行为,按照《中华人民共和国档案法实施办法》的规定程序和处理方法给予处罚。

 

第十章  附则

    第三十八条  本规定由学校综合档案室负责说明。

    第三十九条  本规定自公布之日起施行。

  

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